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有給休暇の管理は意外と難しい、取得義務化への対応策

年5日の年次有給休暇の確実な取得が2019年4月に義務付けられてから1年が経ちました。
企業は様々な方法で有給休暇の消化を進めています。私の職場でも、有給休暇の取得が5日未満の社員に対して、年明けから取得を促しています。

年5日」という有給休暇の取得促進に目がいきがちですが、管理方法についても2019年4月から変わっていますね。

この記事では、年次有給休暇の義務化にともなって変わった管理方法と、調製が義務付けられた「有給休暇管理簿」について、詳しく解説します。

年次有給休暇とは

年次有給休暇とは、労働者に与えられる、賃金の支払いを受けて休むことができる権利です。労働基準法39条で定められています。

有給休暇は労働者の権利ですが、付与される対象者には一定の要件があります。

(1)対象となる労働者の範囲

会社で働く従業員(パートやアルバイトなどの短時間労働者を含む)で、①②をいずれも満たしている場合に付与されます。

①継続して6カ月以上勤務している

②全労働日の8割以上出勤している

②で8割以上の出勤を判断するにあたっては、産前産後休暇・育児休暇・介護休暇・有給休暇を取得した日、業務上の疾病により休んだ日は、出勤した日として扱います。

これらの日を欠勤したものとすると、労働基準法で認められている趣旨が損なわれ、労働者に不利になってしまうためです。

役員は有給休暇の対象外です。ただし、一部労働者としての性格を持つ兼務役員については、実態で判断します。

また、派遣社員は派遣会社の就業規則に基づいて有給休暇が付与されますので、派遣先の会社においては対象外となります。

(2)有給休暇はいつから付与されるのか?

有給休暇は、正社員・パート・アルバイト・有期雇用の契約社員などといった契約形態に関係なく、入社から6カ月を経過した時点で付与されます。仮に最初の2週間が試用期間であっても、その期間を含めて6カ月と認識します。

(3)有給休暇の付与日数は?

フルタイムの社員の場合は入社6カ月経過後に10日の有給休暇が付与されます。以降は継続勤務年数により、年々付与日数が増えます。

有給休暇付与日数

引用:年次有給休暇取得促進特設サイト

フルタイムでなく一定の条件で働く短時間労働者は、フルタイムを基準にして労働日数に応じて付与日数が減ります。これを比例付与といいます。

比例付与の対象となる短時間労働者の要件は次の①②をいずれも満たすことです。

①所定労働時間が週30時間未満

②週所定労働日数が4日以下または年間の所定労働日数が216日以下

該当する場合は、下の表に基づいて有給休暇を付与します。

有給休暇付与日数一覧

引用:年次有給休暇取得促進特設サイト

なお、例えば、週4日8時間勤務の従業員は週32時間勤務ですから比例付与の対象外となります。フルタイムと同じ条件で有給休暇が付与されます。

また、A:週3日8時間勤務で週24時間勤務B:週4日6時間勤務で週24時間勤務がいる場合、週の労働時間は同じですが労働日数の違いから、Bの付与日数の方が多くなります。

有給休暇の取得義務化とは

有給休暇の取得義務化とは、2019年4月から企業規模に関係なくすべての使用者に課せられた義務であり、有給休暇が10日以上付与される労働者に対して、最低でも年5日分を会社が時季を指定して消化させなければならないルールのことです。取得させなかった場合は30万円以下の罰金が科されます。

日を指定して有給休暇を取らせることを「有給休暇の時季指定」といいます。

対象者は5日以上の有給休暇を請求・取得していない従業員で、すでに5日以上取得・請求している従業者は対象外となり時季指定をすることができません。また、時季指定せず労働者が自由に使える有給休暇を5日以上残さなければなりません。

時季指定

出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

注意するポイントは、時間取得した有給休暇や会社が独自に設けている誕生日休暇などの特別休暇はカウントの対象外だという点です。仮に所定労働時間が1日8時間の会社で5日分の有給休暇は40時間ですが、時間取得の累計が40時間を超えていても取得義務を果たしたことにはなりません。その場合、時季指定で別の日に有給休暇を5日間取らせなければなりません。

確実に取得させるため「年次有給休暇取得計画表」を作成して計画的に取得を促す方法もあります。

年次有給休暇取得計画表

出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

また、時期指定の運用は、「有給休暇に関すること」に該当し、就業規則の絶対的必要記載事項となりますので、導入時には就業規則を改定し、労働基準監督署に届け出ることが必要です。

有給休暇の管理方法

有給休暇の取得義務化以前は、有給休暇の管理というと、「付与日」と「残日数」の管理を指していました。

これが、働き方改革によって、有給休暇を「取得」させることに重きを置いて管理する方法へと変わりました。今までは労働基準法の基準どおりに有給休暇を付与していれば、従業員が権利を使用しないまま、2年後に消滅してしまっても問題ありませんでしたが、現在は、付与するだけでなく実際に使わせることにまで責任を持たなければならなくなったのです。

つまり、会社としては、付与した有給休暇がどれくらい消化されているかを管理する必要があり、従前の残日数だけの管理から、取得日や取得方法(時間取得は対象外のため)も管理しなければならなくなりました。

そこで、管理方法として「有給休暇管理簿」の作成が義務付けられました。作成していない場合の罰則はありませんが、有給休暇の取得状況を把握するための必要書類となります。

有給休暇管理簿とは?記入例で作成方法を知ろう

有給休暇の取得義務化に伴って有給休暇管理簿の作成が必須となったことを説明してきましたが、新しく義務化された書類のため、各会社には様式がなく作成にあたって困ることがあると思います。

そこで、有給休暇管理簿の調製方法と記載すべき事項について、労働局が発表している様式と記入例をあげて解説します。

(1)有給休暇管理簿の調製方法と記載すべき事項 

有給休暇管理簿は労働者ごとに作成しなければなりません。

調製にあたっては、労働者名簿や賃金台帳と組み合わせることも可能です。

有給休暇管理簿の記載事項としては、次の①~⑩があります。

①雇い入れ日

②基準日(労働者に年次有給休暇を取得する権利が生じた日)

③有給休暇の前年度繰越分・今年度付与分と合計付与日数

④1日の所定労働時間

⑤時間単位有給休暇の 1日の時間数 

⑥労使協定で定める時間単位有給休暇取得を認める日数

⑦労使協定で定める計画的付与日数

⑧時季(年次有給休暇を取得した日付)

⑨有給休暇の日数・時間数(有給休暇を取得した日数)

⑩有給休暇の残日数

ポイントとしては、

・①~④と⑩は賃金台帳に記載されているため、⑧⑨を賃金台帳に追記して管理しても問題ありません。

有給休暇管理簿

出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

・②については、基準日が2つある場合は、第1基準日と第2基準日としてそれぞれで有給休暇の消滅日を管理します。

・⑤~⑦は、会社によって実施している場合にのみ記入します。

(2)有給休暇管理簿の様式と記入例

賃金台帳とは別の有給休暇管理簿を作成する場合は、次のような様式を使って管理します。

有給休暇管理台帳

出典:福井労働局|年次有給休暇取得管理台帳(記入例)

福井労働局の年次有給休暇管理簿台帳の様式はこちらからダウンロードできます。

有給休暇管理簿は従業員ごとに個別に作成し、付与の対象期間ごとに更新します。従業員ごとに有給休暇の基準日が異なる場合は「今年度」が指す期間が個人ごとに異なりますので注意が必要です。個別の入社日を基準日としている場合の管理は煩雑となります。

有給休暇管理簿の保管義務は、賃金台帳と同じ3年間です。3年のカウント方法は今年度終了の翌日から起算します。紙ベースの管理でなくともエクセルなどで管理しても問題ありません。また、賃金台帳に追加して管理する場合で、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合には、税金の関係で7年保管となりますので注意してください。

有給休暇の管理を容易にするための対応策はあるの?

個別に有給休暇を管理するのは煩雑で手間がかかります。容易に管理するための対応策を、基準日と取得方法別にご紹介します。

(1)基準日を入社日ではなく入社月の1日に統一する

有給付与の起算日を入社日ではなく入社月の1日に統一することで、有給休暇の付与日が月内にバラバラと発生することを回避できます。

有給休暇の付与は6カ月継続勤務経過後となりますので、入社日が起算日の場合、基準日が同月内に複数発生することになります。

例えば、4月入社が6名おり、1日:入社3名、5日:1名、21日:2名の場合、

10月における基準日は、それぞれの社員の入社日に対応して1日・5日・21日の3日となります。これでは管理が非常に煩雑です。同月内の入社の起算日を1日に統一すると10月1日付与が6人となり、管理する負担が軽減できます。

(2)一斉付与制度を導入して社員の基準日を年度始めなど特定の日に統一する

一斉付与制度を導入することで社員の基準日を年度始めなど特定の日に統一して管理負担を軽減します。

中途採用を多く実施する企業では、入社日を起算日とすると6カ月継続勤務経過した都度、順次有給休暇の付与をすることになり、毎月のように基準日が発生してしまいます。

入社年度についてのみ6カ月継続勤務経過後に有給休暇を付与し、翌年からは起算日を統一するという方法を取れば、有給休暇の消滅日が統一できるため、管理する手間が大幅に減ります。

例えば全従業員の基準日を4月1日にしている会社で考えてみましょう。

6月1日に中途入社した社員は、6ヶ月経過後の12月1日が1つ目の基準日、翌年4月1日が2つ目の基準日となります。以降は毎年4月1日を基準日として有給休暇を付与していきます。ちなみに有給休暇の有効期間は、初回分は12月1日~翌年11月30日、一斉付与された分は4月1日~翌年3月31日となり、それぞれの有効期限内に5日の取得義務が発生します。

他にも、入社と同時に年次有給休暇を付与する前倒し付与という方法もあります。就業規則で定めれば問題はなく、中途入社の多い会社では、一斉付与の定めと同時に前倒付与の日数を規定として定めている場合もあります。

(3)計画付与制度を導入して一斉取得を促進する

計画付与とは、会社が期首に定める年間カレンダーに最初から有給休暇の取得日を計画的に盛り込み取得を促す方法です。前もって計画的に取得日を割り振るため、有給休暇を取得しやすく、取得申請にためらいを感じることもありませんので確実に取得が進みます。

計画付与日である事業所ごとに休業するような場合は、注意が必要です。事業所の中には、入社間もなくで有給休暇の権利のない従業員もいます。その場合は、その従業員に有給休暇の権利をあたえなければなりません。賃金を減額することはできませんので注意してください。

①計画付与制度を活用した連休の例

計画付与日をお盆や正月休みの前後に設定して連続休暇にして取得を促進します。計画付与日を決めることで、感覚的には公休に近く取得しやすくなります。

計画付与例

出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

②計画付与を利用したブリッジホリデーとして連休を設けた例

大型連休などの飛び石の平日に計画付与日を設定する方法です。会社カレンダーを暦どおりに設定して、事業所ごとに計画付与を利用して休業するなどといった使い方をします。

ブリッジホリデー例

出典:厚生労働省|年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説

ほかにも、土日や大型連休に連続させて休暇をつくるプラスワン休暇もあります。

まとめ

働き方改革により、会社として従業員の労働状況を管理する義務が明確になり、年次有給休暇は付与していればよいものから取得状況を管理するものへと変わりました。年次有給休暇の取得を進めるツールとして、有給休暇管理簿を有効活用することが重要です。調製の義務化から1年経ったいま、自社の運用を見直してみてはいかがでしょうか。

記事監修

classwork編集部

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